Город: 
Все о запчастях

Затраты автосервиса: все «по полочкам», с рекомендациями по способам снижения

Затраты автосервиса: все «по полочкам», с рекомендациями по способам снижения

Затраты автосервиса, наравне с возможностями получения доходов от продажи товаров и услуг, определяют прибыльность соответствующего бизнеса. Настоящей статьей мы продолжаем публикацию на портале ЗиСинфо.рф полезных информационных материалов для профессионалов рынка послепродажного обслуживания автомобилей.
 
 
Затраты автосервиса можно условно разбить на две группы:
  • затраты на открытие автосервиса, единовременные;
  • затраты автосервиса операционные регулярные, связанные с текущей деятельностью.
   
Рассмотрим ключевые аспекты – состав расходов, их определяющие критерии, эффективные подходы и рекомендации к снижению.
   
Затраты на открытие автосервиса
   
Затраты на открытие автосервиса являются, в основном, либо единовременными, либо периодическими расходами с большим периодом повторности. Они осуществляются по следующим направлениям:
  • регистрация компании (уплата государственной пошлины, иногда – юридические услуги для составления пакета уставных документов и сопровождение регистрационных действий);
  • решение организационных вопросов для начала ведения бухгалтерского и налогового учета (изготовление круглой печати, штампов, оформление электронной цифровой подписи и т.п.);
  • решение организационных вопросов для начала ведения кадрового учета и других обязанностей, возложенных на работодателя трудовым законодательством;
  • покупка или строительство здания (или помещения);
  • обеспечение пожарной безопасности (приобретение средств пожаротушения, разработка и утверждение планов эвакуации из здания и т.п.);
  • охрана труда (разработка инструкций, покупка журналов и т.п.);
  • выполнение требований закона «О защите прав потребителей» (оборудование стенда «Уголок покупателя» с необходимой информацией и т.п.);
  • оборудование и приборы автосервиса (для постов в ремонтной зоне, для диагностики и регулировочных работ, для централизованной системы подачи сжатого воздуха, системы контроля отработанного механиками времени, системы дымоудаления, въезда, поста мойки, для сбора и вывоза отходов и т.п.);
  • инструмент и специальная мебель (в т.ч. специальный инструмент коллективного использования и стенд для него, столы, тумбочки наборы индивидуально закрепляемого инструмента и т.п.);
  • складское оборудование и инвентарь (стеллажи, система адресного хранения, контейнеры, средства измерения веса и объема для приема и отпуска материалов и т.п.);
  • оборотный фонд материалов (запас расходных материалов и запчастей, моющие средства, канцтовары и пр.);
  • раздевалка и душевая для механиков;
  • клиентская зона;
  • офис и другие вспомогательные помещения;
  • мебель;
  • оргтехника;
  • связь и каналы коммуникации с клиентами и партнерами;
  • единовременные расходы на рекламу в связи с открытием.
   
Как видно из приведенного перечня, к затратам автосервиса мы добавили и крупные инвестиционные расходы. Мы сделали это для упрощения, так как многие их понятийно так же относят к затратам автосервиса на открытие. Так, например, расходы на приобретение оборудования сервиса за 600 тысяч рублей с нормативным периодом использования (сроком амортизации) 5 лет с точки зрения бухгалтерского учета затратами не являются. В строгом бухгалтерском понимании затраты от этого оборудования – это равномерно начисляемая амортизация основного средства производства (ОС) в сумме 10 тысяч рублей ежемесячно в течение срока амортизации (стоимость оборудования 600 тысяч рублей делится на 60 месяцев). Субъективное восприятие таких расходов как «затрат» основано на том, что перечисление поставщику за это оборудование при покупке осуществляется чаще всего единовременным платежом на всю сумму.
   
Критерии отнесения имущества к основным средствам установлены законодательством о бухгалтерском учете. Например, стул так же имеет длительный период использования (первый критерии отнесения к ОС), однако по стоимости не «дотягивает» до минимального необходимого значения, установленного в настоящее время в качестве второго критерия отнесения к ОС. Поэтому стул и многие другие предметы мебели подлежат списанию сразу, как будут выданы со склада компании, а значит для целей бухгалтерского учета единовременно образуют затраты на всю свою стоимость.
       
В отношении материалов сомнений нет – выданная сотруднику в работу пачка бумаги подлежит списанию по акту и образует затраты. Но здесь есть важный момент – складской запас той же бумаги, как и ключевых расходных материалов для сервиса, пока еще нельзя отнести к затратам. Их стоимость участвует в образовании оборотных средств – необходимых запасов, без которых успешную текущую деятельность осуществлять не представляется возможным. Важен так же и вопрос об обоснованном размере запасов. При коротком цикле покупки (например, поставка на ваш склад в течение трех дней с момента заказа местному поставщику) формировать большие запасы на несколько месяцев и тем более на год крайне нерационально – излишне много средств при этом будет «заморожено». Все это следует брать в расчет при создании бизнеса по послепродажному обслуживанию автомобилей и расчете необходимых затрат на открытие автосервиса.
   
Планируя открытие СТО стоит правильно определить формат бизнеса, необходимые и обоснованные площади здания и прилегающей территории. Излишние площади тяжким бременем лягут в затраты автосервиса. Например, малую прилегающую территорию зимой от снега без его вывоза очистит один человек (при необходимости - с применением средств малой механизации), а вот для очистки большой территории внутреннего двора и подъездов придется привлекать уже тяжелую уборочную технику, а снег вывозить грузовиками на специальные полигоны для утилизации. Вторая ситуация существенно увеличит затраты автосервиса. То же и с внутренними помещениями – их излишний объем дорого отапливать, а площади недешево поддерживать в чистоте.
     
Затраты автосервиса операционные
     
Затраты автосервиса на текущую регулярную деятельность осуществляются по следующим направлениям:
  • на земельный участок, здания и сооружения (налоги или аренда, периодические работы по благоустройству, косметическому и капитальному ремонту и пр.);
  • электроэнергия для освещения в офисной, клиентской и рабочей зонах, для освещения вывески и прилегающей территории в темное время, а, так же, для работы оборудования;
  • услуги связи и доступа к интернет;
  • лицензии на программное обеспечение - на операционную систему для компьютеров и сервера компании, пакет офисных программ, специализированное программное обеспечение – DMS (например, программа «Альфа Авто» от 1С: и CRM);
  • доработка и «тонкая настройка» DMS;
  • доступ к специальной технической информации (абонентская плата);
  • обеспечение работы веб-сайта автосервиса, если он есть (оплата услуг хостинга, плата за доменное имя, лицензионная плата за систему управления сайтом, техническая поддержка, доработки и периодическое обновление дизайна, наполнение привлекающим клиентов контентом и т.д.);
  • уборка помещения и территории;
  • охрана объекта;
  • техническое обслуживание оборудования сервиса (автомобильных подъемников, компрессора, моющих аппаратов и др.);
  • техническое обслуживание противопожарной системы, системы дымоудаления, вентиляции и кондиционирования, поверку огнетушителей;
  • материалы по линии охраны труда (спецодежда механиков, моющие средства и пр.);
  • расходные материалы, по тем или иным причинам не включаемые в заказы-наряды для оплаты клиентами (ветошь, изолента, смазки, герметики, очистители деталей и другие);
  • вывоз и утилизация мусора (упаковки от запчастей и пр.);
  • вывоз и утилизация в особом порядке отработанных смазочных материалов, шин, аккумуляторов, пластика, некоторых других позиций;
  • откачка сточных вод (от поста мойки автомобилей, от санузла – если он не подключен к централизованной системе канализации);
  • канцелярские товары;
  • материалы и услуги для обеспечения работы оргтехники;
  • рекламные услуги;
  • визитки, ценники, прайс-листы, буклеты и прочие POS-материалы;
  • расчетно-кассовое обслуживание (услуги банка, инкассация наличности из кассы, затраты по кассовому аппарату и пр.);
  • зарплата сотрудников;
  • налоги по текущей деятельности и «зарплатные»;
  • обучение и аттестация персонала;
  • командировочные расходы;
  • некоторые другие.
     
Текущие затраты автосервиса имеют разный период регулярности. Какие-то из них могут зависеть от объемов деятельности, а так же могут быть подвержены регулированию внутри компании, а какие-то носят условно постоянный характер и едины для всех субъектов бизнеса.
       
Как снизить затраты автосервиса
   
Как снизить затраты автосервиса? - таким вопросам задаются практически все предприниматели и ответственные управленцы.
     
Следует помнить, что часть затрат носит условно-постоянный характер и практически не зависит от объемов основной деятельности. Следовательно, чем меньше услуг оказывает СТО, тем больше значение таких затрат приходится  на единицу услуг – рубль выручки или проданный норма-час. Например, услуги охраны в сумме 50 000 рублей дадут расчетные 25 рублей на каждый из 2000 норма-часов выработки механиков в месяц. Если же сервис имеет в 2 раза меньшую выработку, то и на каждый проданный час придется уже 50 рублей затрат на охрану.
     
Соответственно для того, чтобы снизить затраты автосервиса в относительном смысле (в пересчете на единицу услуг), стоит нарастить объем деятельности.  
     
Другую часть затрат относят к условно-переменным. Наиболее показательный пример – сдельная ставка оплаты труда механика за проданный норма-час или процент от стоимости проданных услуг СТО.  
     
Один вариантов ответа на вопрос «Как снизить затраты автосервиса?» очевиден – получить скидку от поставщика товаров и услуг. Обсуждать здесь особенно нечего – это предмет договоренности двух контрагентов.
   
Однако есть варианты, которые может применить практически каждый автосервис.
   
Так, некоторые виды работ с применением расходных материалов можно не брать на свои затраты, а продавать с услугой, включая отдельной позицией в коммерческий заказ-наряд для оплаты клиентом. Так, например, стоит поступить с покрытием клемм аккумуляторной батареи специальной смазкой, с применением разнообразных очистителей. Расход материала можно принять в усредненном значении при подсчете опытным путем -  единожды поделив объем на количество обработок до полного расхода аэрозольного баллона. Второй подход, более точный – определять расход по разнице взвешивания тары со смазкой до и после обработки с точностью до грамма. Подобным образом можно поступить и с мелкими материалами, используемыми при монтаже автосигнализации иного дополнительного оборудования. Для этого стоит утвердить распоряжением руководителя средний нормативный состав, расход и стоимость комплекта расходных материалов на одну установку - изоленты, стяжек, клемм, крепежа и прочего. Квалифицированный руководитель, получив для подписи акт на списание материалов, всегда сможет разобраться в том, что из списываемого в будущем можно продавать, не относя на собственные затраты автосервиса.
 
Еще один путь позволит получить доход из отходов в прямом смысле. Вместо того, чтобы нести затраты на вывоз и утилизацию отработанного масла стоит найти покупателя, который использует «отработку» в качестве топлива для автономных установок отопления собственных объектов. В конце концов, при экономической выгодности проекта, техническое решение об использовании котла на отработанном масле можно применить и для отопления своего автосервиса, отказавшись от дорогостоящих услуг централизованного отопления. Так же часто имеет смысл не выбрасывать металлические замененные детали в общий контейнер с упаковкой, а накапливать и вывозить в пункты приема металлолома, получая при этом за это денежные средства. Разумеется, необходимо наладить раздельный сбор стального, алюминиевого и медного лома – последние два вида существенно дороже в закупе.
   
Решение о применении тех или иных расходных материалов стоит принимать с оглядкой на себестоимость одного применения. Это касается не только предпочтения того или иного материала по сравнению с аналогами по результату так сказать с технической стороны вопроса, но и по возможности его приобретения в наиболее экономичной упаковке. Если при прочих равных предпочтение может получить один вариант, то с учетом возможностей снижения себестоимости на закупке выбрать зачастую выгоднее другой, не сильно уступающий первому по результатам применения. Силиконовые и прочие смазки, масла, автохимия для мойки и многие другие позиции выпускаются в больших емкостях специально для профессионального применения. Даже масла некоторые мировые производители смазочных материалов предлагают наливом с доставкой специальными автомобильными цистернами-масловозами – получается максимально доступно по цене в пересчете на литр, в том числе и за счет того, что нет издержек по обороту бочковой тары или ее утилизации.
 
Еще один важный аспект снижения затрат автосервиса – ежедневный системный контроль обоснованности объема расхода и целевого направления использования материалов, инструмента, работы оборудования. На примере расхода аэрозольных средств мы уже затрагивали практическое нормирование как подход - оно имеет важное значение и более широкие возможности для применения при управлении затратами в автосервисе.
Помимо растранжиривания или безответственной утилизацией остатков еще пригодных для дела материалов серьезный вклад в затраты автосервиса вносит расхищаемый сотрудниками или по халатной забывчивости оставляемый ими в машинах клиентов ручной инструмент. Четкий учет выдачи под роспись и закрепление материальной ответственности инструмента с комбинации с политикой «потерял или сломал – купи за свои деньги» позволит сэкономить немало средств СТО.
 
Есть важнейший нюанс – изначально купленный инструмент и оборудование должны быть необходимой производительности, качества и способны выдерживать штатное профессиональное применение. Нет никаких оснований возлагать на сотрудников материальную ответственность за выход из строя низкокачественного инструмента. В то же время покупать самое дорогое весьма разорительно и неоправданно с учетом не таких уж и больших доходов от оказываемых сервисных услуг, а понимание «самое лучшее» может быть ошибочным. Заслужившие положительные отзывы коллег по отрасли инструменты средней ценовой группы скорее всего будут и самыми выгодными с точки зрения затрат за длительный период использования.    
 
Не заметные на первый взгляд без надлежащего контроля, но весьма ощутимые затраты автосервиса идут по износу режущего инструмента и основного дорогостоящего оборудования из-за массового использования сотрудниками свою машину «немного поделать» и «машину близкого родственника только глянуть». Это же касается сварочных работ, многих других дорогостоящих сервисных операций. В хорошо поставленной организации администрация четко фиксирует и  жестко контролирует эти вопросы – неоплачиваемая работа оборудования, инструмента и расход материалов должны быть изжиты совсем или, на крайний случай, сведены к минимуму.
   
Серьезный вклад в затраты автосервиса могут вносить объемы внутренних ремонтов (не коммерческих, то есть не оплачиваемых внешним контрагентом), особенно когда СТО входит в состав дилерского автоцентра и обслуживает собственный корпоративный парк тестовых и подменных автомобилей, прочие машины компании. Основных аспектов тут три – обоснованность объема работ, их частота и оплата труда. На эти объемы по внутренним заказам-нарядам начисляется заработная плата непосредственным исполнителям, соответствующие налоги, происходит расход материалов, изнашивается инструмент и оборудование. И если оплата механику происходит по тому же тарифу за норма-час, что и коммерческие работы, то приравненная к коммерческим тарификация внутренних работ для мастеров приёмки вряд ли обоснована – они не тратили такие же повышенные усилия на продажу этих услуг, как это происходит при работе с внешними клиентами по платным заказам-нарядам. Речь скорее может идти о некоторой сумме за оформление документов. «Усеченное» вознаграждение будет справедливо и для начисления заработной платы прочим сотрудникам, вплоть до директора, хотя в каких-то компаниях эти объемы внутренних ремонтов вообще исключаются из схемы оплаты труда всех сотрудников, кроме непосредственных исполнителей. Вопросы обоснованности объема и частоты обслуживания внутрифирменного парка наглядно можно разглядеть на примере мойки тестовых машин. Так, шаблонное решение делать полную мойку каждой машины каждый день обойдется «на круг» за месяц в весьма приличную сумму. Некоторые модели не используются каждый день. Даже если снаружи с кузова и стекол накопившуюся за сутки пыль сдуть стоит, то в салоне и багажнике просто нечего делать – проводить полную мойку совсем не стоит. Даже если машина используется каждый день, то багажник при этом все равно не используется, а загрязнения минимальны. Особенно при ежедневном приведении автомобиля в порядок есть все основания снизить норму времени на его мойку. Да и мойка по фактическому загрязнению может быть взята за основу вместо безусловной мойки каждый день.
   
На уровне организационных вопросов серьезную экономию затрат автосервиса может дать правильный выбор системы налогообложения. Кроме того, для малых и средних размеров бизнеса выгодным будет передача бухгалтерского учета и кадрового учета на аутсорсинг (внешней специализированной компании) – в итоге это обойдется существенно дешевле, чем заработная плата и соответствующие налоги даже на одного сотрудника бухгалтерии в собственном штате.
Аналогичная история и для ИТ-сопровождения – как правило в автосервисе для сотрудника этой сферы нет полной нагрузки и боле экономным решением будет привлечения специалиста на неполный рабочий день или заключить договор на услуги по разовым заявкам под решение реальных задач. К тому же и техническая поддержка работы собственного веб-сайта, тем более простого одностраничного лэндинга, реально не требует постоянной работы – немалые суммы фиксированной платы за «техническую поддержку сайта» часто запрашиваются ИТ-компаниями при полном реальном бездействии с их стороны. В этом случае выгоднее будет заключить договор с ИТ-компании на работу по разовым заявкам (техническим заданиям) для устранения сбоев и выполнения локальных доработок. Получение счетов и актов за услугу хостинга, продление лицензии на систему управления сайтом и прав на доменное имя непосредственно от поставщиков услуг лучше возложить на какого-либо из своих сотрудников, благо делать это совсем не сложно. Счета за лицензионное программное обеспечение и услуги хостинга на год как правило за счет соответствующей скидки существенно выгоднее, чем при помесячной оплате – хороший способ снизить затраты автосервиса и в этой части.
   
Заключение
       
Затраты автосервиса в немалой степени закладываются при организации бизнеса, в зависимости от того какие площади задействуются, какое приобретается оборудование и инструмент, как организован контроль. В то же время и в операционном режиме практически всегда находятся варианты снижения затрат автосервиса – для этого надо не только разбираться с тем, что происходит внутри компании, но и внимательно изучать опыт коллег, просчитывать новые предложения производителей оборудования и материалов, поставщиков товаров и услуг.